terça-feira, 6 de Março de 2012 09:06h Atualizado em 6 de Março de 2012 às 09:53h.

9 dicas para aumentar a pontualidade no seu trabalho

Um freelancer não necessita de um horário fixo para trabalhar. Esse princípio torna o nosso dia-a-dia mais simples, visto que o podemos gerir conforme as nossas necessidades. Contudo, isso não permite que façamos do nosso tempo o que quisermos. Bem pelo contrário: maior liberdade exige mais disciplina da nossa parte na gestão das tarefas. E essa mesma disciplina começa, sempre, por ter um horário de começo de trabalho, seja ele as seis da manhã ou às duas da tarde. É importante saber a que horas vai acordar no dia seguinte e quais vão ser as suas primeiras tarefas do dia.
Este princípio que parece tão simples como sair da cama para ir trabalhar, torna-se numa guerra interna enquanto o freela não tiver a disciplina pessoal necessária para gerir a sua rotina da forma mais correta. Mas manter a pontualidade não significa apenas acordar às horas que definiu. Também é sinónimo de fazer os trabalhos ao longo do dia às horas que se propôs. Se na sua agenda definiu que ia começar o artigo para o blog às 17 horas, deve conseguir cumprir essa promessa. Toda esta gestão obriga a muito trabalho e vai sendo melhorada ao longo do tempo, caso siga alguns princípios básicos. É sobre eles que vou falar no artigo de hoje. Por isso, se você é daquelas pessoas que tem dificuldades em cumprir horários, aconselho que presta atenção aos próximos parágrafos.

1. VEJA A FALTA DE PONTUALIDADE COMO UM PROBLEMA
O primeiro passo para você conseguir melhorar a pontualidade é reconhecer que isso é um problema na sua vida. Existem aquelas pessoas que adoram brincar com a situação. Chegam atrasados aos compromissos e ainda lançam piadas sobre o seu atraso. Esta é apenas uma forma de disfarçar o erro, mas que nada contribui para a evolução enquanto profissionais. Faça uma análise pessoal e reconheça que a falta de pontualidade é uma falha sua. Só assim, poderá ver a melhora da pontualidade como um problema a melhorar na sua vida. Pense desta forma: “Eu tenho problemas de pontualidade e resolver isso se quiser evoluir enquanto profissional. Não posso deixar os meus clientes à espera, pois corro o risco de passar uma imagem negativa do meu trabalho”. Assim, a evolução fica mais fácil.
2. PARE DE SE ILUDIR
Outro grande problema das pessoas que não conseguem ser pontuais é estarem constantemente a mentir a si mesmas. Não porque queiram fazê-lo, mas sim porque querem fazer tudo no mesmo dia, mesmo sabendo que isso é quase impossível. Então marcam quatro reuniões para a manhã, cada uma com uma hora de duração, mesmo sabendo que elas normalmente demoram mais do que isso. Depois, basta a primeira atrasar um pouco e a manhã fica toda atrasada.
Para evitar esse género de situações, seja sincero consigo mesmo. Se sabe que as reuniões normalmente demoram mais do que uma hora, marque apenas três para essa manhã e “dê” um tempo de uma hora e meia para cada uma. Desta forma não atrasa as reuniões seguintes e ainda tem tempo para se preparar melhor. O mesmo acontece com outras situações como escrita de artigos, tratamento de fotografias ou criação de websites. Dê sempre um pouco mais de tempo que o normal para cada tarefa. Acredite que esse “tempo extra” normalmente vai ser utilizado.
3. CUIDADO COM AS PRIMEIRAS TAREFAS
Geralmente. os nossos atrasos acontecem porque perdemos tempo nas primeiras tarefas do dia, que depois acabam condicionando as restantes horas de trabalho. Por isso, você deve ter muito cuidado com a forma como gere as primeiras horas do seu dia. A dificuldades começa logo ao sair da cama. Sabe aquele hábito de ficar o tempo todo adiando o despertador? Isso é o pior erro que pode cometer se quiser ser mais pontual. Se definiu uma hora para acordar, acorde a essa hora. Depois, entre em “modo de trabalho” também na hora que definiu. Acertando nas primeiras horas, fica mais fácil de gerir o resto do seu dia.
4. DIGA “NÃO”
Como referi anteriormente, algumas pessoas não são pontuais por quererem fazer todas as tarefas, mesmo não tendo tempo para isso. Para aumentar a sua pontualidade, comece a preparar o hábito de dizer “não” a alguns pedidos que lhe fazem. É preferível fazer menos tarefas mas com mais qualidade. No fundo, é praticar um pouco aquilo que referi no artigo sobre os Zen Habits: menos tarefas no seu dia mas maior foco na qualidade das mesmas. Ser pontual também significa que você tenha de dizer:
? “Hoje não posso porque não tenho tempo, pode ficar para amanhã?”
? “Vou verificar na agenda, posso responder daqui a pouco?”
? “Em vez de duas horas, a reunião não poderia demorar apenas uma hora?”
? “Temos mesmo que fazer esse trabalho esta semana ou pode ficar para a próxima?”
5. DEFINA AS PRIORIDADES
A troca de prioridades também é outro dos fatores que leva à falta de pontualidade no início das tarefas. Mas quando falo em troca de prioridades não falo apenas de trabalho, mas sim na mistura entre tarefas pessoais e tarefas profissionais. Muitas vezes temos pouco tempo para os nossos trabalhos porque deixamos que tarefas menos prioritárias como ir beber café com os amigos ou ficar vendo televisão, consumam minutos preciosos. O que fazer perante este problema? O meu conselho é que se guie mais pela sua agenda e cumpra primeiro aquilo que tem definido. Se tem seis trabalhos para realizar, faça-os primeiro e apenas depois disso deixe algum tempo para essas suas questões menos prioritárias.
6. TENHA UMA LISTA BEM ORGANIZADA
Outra das dicas para conseguir aumentar a sua pontualidade é ter uma pequena lista, na qual diz o horário em que deve ser realizada cada tarefa. Ter o dia organizado reduz bastante o stress no trabalho e faz com que tenha uma noção real de como vão ser as próximas horas de trabalho. Ao anotar num papel, a sua mente “descarrega” tudo o que está relacionado com compromissos e foca-se naquilo que está a fazer no momento. Desta forma, faz as tarefas de um modo mais rápido, reduzindo o tempo entre cada tarefa definida. Se você é fã de agendas on-line, aconselho que dê uma leitura no nosso artigo sobre as 13 agendas para organizar o seu dia.
7. LIVRE-SE DO QUE NÃO INTERESSA
Aumentar a sua pontualidade também significa livrar-se das coisas que não interessam para o seu dia-a-dia. Se no ponto 5 aconselhei que deixasse para o fim as tarefas menos prioritárias, neste ponto digo para literalmente eliminar as tarefas que nem sequer valem a pena ser adiadas. Faça uma análise com a Lei de Pareto e tente descobrir o que não tem interesse em ser mantido na sua rotina, seja isso perder tempo no Facebook ou verificar o email o tempo todo. Existem coisas que pode eliminar na sua vida para melhorar a produtividade.
8. ELIMINE A PROCRASTINAÇÃO
Muitas vezes o atraso nas tarefas acontece porque ficamos demasiado tempo procrastinando num determinado trabalho, em vez de o concluirmos no tempo que definimos. Qualquer empresário de sucesso sabe que o seu sucesso depende da quantidade de tarefas ele conseguir terminar, por isso a preguiça não pode fazer parte do seu dia-a-dia. A melhor forma de vencer esse problema é ser exigente consigo em cada tarefa que faz. Se quiser medir o tempo que anda a perder, aconselho a utilização do Rescue Time, que é uma excelente ferramenta para melhorar a produtividade.
9. EM ÚLTIMO CASO, AVISE DO SEU ATRASO
Em algumas ocasiões, por melhor que seja a sua capacidade de organização, você vai se atrasar. Mas isso não faz de si uma pessoa com falta de pontualidade. Os atrasos acontecem a todos, mas é importante que mantenha uma boa imagem neste género de situações. Por isso, um pequeno aviso quando for a chegar atrasado cai sempre bem. Não tenha uma atitude defensiva e caia no erro de desligar o celular ou nem sequer avisar. Encare esse seu problema de frente e tenha uma atitude profissional, avisando as pessoas.
A PONTUALIDADE DEVE SER UMA OBSESSÃO?
Com este artigo, espero ter dado dicas úteis de como combater um problema grave, que é a falta de pontualidade. Longe de mim, querer defender a pontualidade como uma obsessão constante. Detesto aquelas pessoas que contam o dia ao minuto. Se chegar um, dois ou três minutos atrasado e dependendo das situações, não deverá haver o problema. Passa a ser considerado um problema quando esses atrasos são constantes e prejudicam tanto o seu dia de trabalho, como o das pessoas que o estão esperando. Tente melhorar a sua pontualidade, de modo a passar uma imagem mais profissional e aproveitar da melhor forma as suas horas de trabalho.
“Toda disciplina, por mais complexa que seja, tem o seu início com a pontualidade”
Em www.escolafreelancer.com

 

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